ALV 2021 (jan 2022)

Notulen VAN DE (DIGITALE) ALGEMENE LEDENVERGADERING OVER HET JAAR 2021 VAN TC ROOMBURG Op zondag 30-01-2022

1. Opening, huishoudelijke mededelingen en vaststellen van de agendapunten

Voorzitter, John Doove opent de vergadering, heet iedereen in het clubhuis en 2 leden online welkom. De vergadering begint iets later omdat de finale van de Australian Open (met instemming van de aanwezige leden) wordt gevolgd. De vergadering gaat akkoord met de agenda.

2. Notulen Algemene Ledenvergadering over 2020 d.d. 14-02-2021

Wijziging op deze notulen: Tycho Vos is 5 jaar penningmeester geweest. Secretaris wijzigt notulen over 2020 waarna notulen 2020 worden vastgesteld en getekend door voorzitter en secretaris. Met dank aan secretaris.

3. Ingekomen stukken

Er zijn 4 berichten van verhindering: F.A.M. Hoozemans, W. Matthijssen, A. Drijver en W. Wielenga, K. van Bemmel en B. Swart.

4. Bestuursmededelingen

De Leidse Sportfederatie, (LSF) organiseert samen met Topsport Leiden op 23-02-2022 het Leidse Sportdebat, waarbij de verschillende politieke partijen met elkaar in debat gaan.

Dit debat wordt digitaal uitgezonden, wij kunnen dit debat volgen om te leren wat de politieke partijen met sport en bewegen van plan zijn. Op woensdag 16maart 2022 zijn de gemeenteraadsverkiezingen. De uitslag van de verkiezingen is niet alleen belangrijk voor alle inwoners van Leiden, maar ook voor de sportverenigingen. Sport is één van de weinige onderwerpen waarop politieke partijen zich kunnen profileren in gemeenteraadsverkiezingen en is daarom belangrijk. De link naar het debat volgt later. Wanneer je een stelling/ vraag hebt die je graag aan de politieke partijen wil voorleggen kun je die mailen aan de LSF.

5. Jaarverslag van de secretaris over het jaar 2021:

Alle jaarverslagen van de commissies worden gepubliceerd op de website.

De secretaris benoemt enkele punten uit het jaarverslag. Allereerst wordt het groeiend ledenaantal benoemd, daarna wordt veel dank uitgesproken voor alle commissies, de medebestuursleden en de pacht voor hun inspanning in tweede coronajaar. Met steeds wisselende coronamaatregelen hebben zij veel evenementen en activiteiten door laten gaan.

Er zijn meer vrijwilligers bijgekomen dit jaar, maar we kunnen nog steeds vrijwilligers gebruiken. Na de ALV zal op de website komen te staan welke commissies nog leden zoeken

Het statushoudersproject kon in het najaar weer starten, met een nieuwe trainer: Peter Blokhuis tennist elke zaterdag met de groep. De inzamelingsactie van rackets was een succes, ook is er inmiddels een groep die met de statushouders vrijspeelt.

Overige ontwikkelingen worden later bij de commissies onder punt 10 behandeld.

Het jaarverslag wordt vastgesteld.

6. Jaarverslag van de penningmeester over het jaar 2021.

Het financiële verslag is gepubliceerd op het afgeschermde gedeelte van de website, dat via inloggen toegankelijk is voor leden. https://www.tcroomburg.nl/admin/filegroups.aspx?fgid=28155 (benaderbaar als je ingelogd bent).

Wouter licht het verslag toe. We hebben financieel een goed jaar gehad, hebben meer inkomsten en minder uitgaven dan begroot. Dit kan respectievelijk verklaard worden door een toename in het aantal leden en minder kosten voor evenementen zoals de OLK en een korting op de baanhuur vanuit de gemeente (dit n.a.v. van zowel de corona korting op de huur als de onderhandelingen ten aanzien van de huurprijs voor de banen in 2020, en in 2021 toen de kwaliteit ten wensen overliet). We hebben de pacht kwijtgescholden, omdat het clubhuis weinig geopend kon zijn in 2021.

De kosten voor de jeugd zijn hoger dan in 2020, omdat er meer activiteiten georganiseerd konden worden dan in 2020. Ook de energiekosten zijn gestegen, voornamelijk door de verhoging van de tarieven op de energiemarkt en een langer seizoen dan voorheen.

In getallen; netto16.000 euro, plus reservering van 20.000 (dus wordt 36.000) positief resultaat. We reserveren in 2022 specifiek geld voor opknappen park en onderhoud in toekomst.

Vraag F. Quadekker: kunnen kosten ledverlichting omlaag, branden vaak onnodig.

Klaas-Jan: Annuleren banen is hierin heel belangrijk, hoewel dit zal niet veel zal schelen in de kosten.

Discipline tav annuleren banen blijft ook los van energie kosten belangrijk, maar ook voor lichtvervuiling en het blokken van banen voor andere leden als niet komt maar wel gereserveerd hebt. Meer leden krijgen toegang tot de app waarmee verlichting aan- en uitgezet kan worden.

F. Quadekker: verlengen wanneer je langer wilt doorspelen is een grote wens van veel leden.

Klaas-Jan licht toe: meer leden toegang tot de app, o.a. de pachter. Het niet gemakkelijk kunnen reguleren van de verlichting Is ook een tekortkoming van de app.

F. Lange: maakt zich zorgen om energierekening, clubhuis was dicht en toch stijging kosten. Maakt zich zorgen over komend jaar.

Klaas-Jan: we tennissen nu jaarrond, clubhuis vaker open. Het bestuur zal nader naar energiekosten kijken.

F. Lange heeft ook vragen over onderhoud banen bij jaarrond tennissen.

Dit is een punt wat hoog op agenda staat bij besprekingen met de gemeente. Er is vooralsnog een gesloten beurzen constructie, maar als de gemeente significant meer onderhoud moet plegen dan wordt dan besproken voor de kosten voor de huur in de volgende jaren.

De ALV keurt het financiële jaarverslag van de penningmeester goed.

Met dank aan penningmeester en S. Babakan, assistent penningmeester.

7. Verslag van de kascommissie over het jaar 2021

Erik van de Laak, Tycho Vos en Manfred Marang, gedrieën lid van de kascommissie, gecontroleerd hebbende de financiële administratie van TC Roomburg, die ter beschikking was gesteld door de penningmeester, verklaren alle essentiële bescheiden betrekking hebbende op de exploitatie over de periode 1 december 2020 tot en met 30 november 2021 en de balans per 30 november 2021 van de vereniging, te hebben gecontroleerd en akkoord bevonden.

De kascommissie verzoekt de vergadering om het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode 1 december 2020 tot en met 30 november 2021. De kascommissie dankt de penningmeester.

8. Benoeming van de kascommissie voor het jaar 2022

Manfred is aftredend en wordt bedankt voor zijn werkzaamheden. Erik blijft nog een jaar lid van de kascommissie. Tycho was plaatsvervangend lid en treedt nu toe als lid van de kascommissie. De kascommissie bestaat nu uit 2 leden, Er kan nog iemand toetreden aan kascommissie als plaatsvervangend lid. Uit de ALV dient niemand zich aan, we zullen op de website vermelden dat hier idealiter nog plek is voor een plaatsvervangend lid.

9. Begroting, contributie voor 2022

De contributie blijft ongewijzigd, ook vrijwilligerskorting zal weer worden toegepast indien we uitgaan van jaarrondtennis, zal er volgend jaar mogelijk wel een contributiewijziging komen. Het bestuur gaat dat komend jaar onderzoeken.

Begroting 2022: we gaan uit van een “normaal” jaar, de activiteiten zullen mogelijk allemaal doorgaan, dus waarschijnlijk zal er een normale baanhuur betaald moeten worden en waarschijnlijk een hoger bedrag aan energiekosten.

F. Lange: zijn bedragen voor EVCO voldoende? Komen we hiermee uit nu de activiteiten weer doorgaan?

Heidy, EVCO: we hebben dit jaar wat lagere kosten gevraagd voor toegang tot evenementen. Deze begroting is gebaseerd op pre corona en niet op 2020.

10. Mededelingen van de commissievoorzitters

Jaarverslagen 2021 zullen op de site gepubliceerd worden.

Technische commissie, Thomas Quadekker:

Onder de TC valt een aantal commissies: TOSS, ladder, recreatie en competitietennis, CKS, OLK.

De ladder is helaas dit jaar niet doorgegaan, in het voorjaar mocht er niet gedubbeld worden en in het najaar was er te weinig tijd i.v.m. overige activiteiten.
De OLK is doorgegaan, NRT en Opentoernooi, nieuw lid OLK-commissie is Kim Opdam.
CKS zijn gespeeld, dit was een leuke week. De commissie blijft deze ook in 2022 organiseren.
Voorjaarscompetitie kon niet doorgaan, daarom is er een interne competitie georganiseerd wat een groot succes was.
De najaarscompetitie ging door en bloedde door corona en het weer op het eind wat dood.
De voorbereiding voorjaarscompetitie is gaande en de inschrijving is gesloten, veel aanmeldingen, ca 250 à 300 leden doen hieraan mee.

Niek Bakker: complimenten dat Thomas alleen de TC draait, is veel werk.

ICT, onderhoud, park: Klaas Jan Doeven:

Door Corona waren er gevarieerde onderhoudstijden.
In 2021 was er een grote commissie onderhoud en groen, die ook in 2022 doorgaat en allerlei plannen heeft om het tennispark mooier te maken.
Banen: er zijn veel gesprekken met gemeente. Over bespeelbaarheid, kwaliteit en openen van de banen.
De verlengde openingstijden van de banen en de steeds veranderende coronaregels heeft veel flexibiliteit gevraagd van bestuur en pachters.
Digitaal afhangen heeft veel voordelen maar geeft niet altijd recht op spelen wanneer banen niet in orde zijn. Soms keurt de gemeente ’s morgens de banen af en kan het bestuur dit niet direct communiceren naar de leden.
Onderhoud van de banen door de gemeente is jaarrond geweest. Toekomst is nog onduidelijk, onderhoud in winter kost ook tijd en geld, gesprek met gemeente is gaande
Er hangen mooie grote nieuwe baannummerborden, deze zijn bekostigd door de Vrienden van Roomburg. Klaas-Jan bedankt zijn commissieleden.

P. Kievit: via de webcam is er niet altijd zekerheid of je kunt spelen. Zou er geen bericht kunnen komen dat banen afgekeurd zijn?

Klaas-Jan: annuleren gereserveerde banen wanneer de gemeente de banen afkeurt is handwerk, en is niet altijd mogelijk omdat de vrijwilligers ook een gewone baan hebben. Ook het bord “de banen zijn afgekeurd” moet handmatig neergezet worden (door gemeente). In principe is dit ook de afspraak. We gaan opnieuw kijken of we bord kunnen neerzetten. Soms gaat dit mis. Blijft handwerk.

T. Vos: digitaal mededelingenbord? We nemen dit mee in bestuur. We zijn afhankelijk van de gemeente.

M. Schlachtmann: is het mogelijk paar dagen vooruit een bericht te krijgen?

Klaas-Jan: bij langdurig onderhoud wel, maar de dagelijkse bespeelbaarheid is afhankelijk van het weer.

N. Bakker: wordt hekwerk vernieuwd of gerenoveerd? Kan dit in een andere kleur dan grijs.

Klaas-Jan geeft toelichting, ons hekwerk is sterker dan dat van andere clubs, Klaas-Jan heeft ook kleuren besproken met gemeente. Opmerking N. Bakker wordt meegenomen.

Jeugdcommissie, Sandra Poel:

Het was het tweede Corona jaar, het begin was lastig, het jaar kwam moeizaam op gang, in juni werd weer meer mogelijk. Vanaf juni is alles doorgegaan en ingehaald van de maanden ervoor. Het systeem - Tennis alles in 1 - geeft veel nieuwe leden en werkt zeer praktisch: inmiddels zijn er 243 jeugdleden.

Sandra stopt als bestuurslid en als voorzitter jeugdcommissie. Ze heeft 5 jaar in het bestuur gezeten met de portefeuille: jeugdtennis. Ook stopt ze met de organisatie van het Open jeugdtoernooi. Het bestuur dankt Sandra voor haar inzet en de fijne samenwerking.

Sandra bedankt ouders, commissieleden, pacht en trainers.

A. Eekman en S. Van Schijndel worden beiden voorzitters van de jeugdcommissie, waarbij A. Eekman de vertegenwoordiging van de jeugdcommissie in het bestuur voor haar rekening zal nemen.

EVCO, Heidy Aartman

Er waren minder toernooien, minder evenementen door Corona. De toernooien die door konden gaan waren direct vol en een groot succes.

Dit jaar wordt mogelijk een jubileumweekend georganiseerd (TC Roomburg 65 jaar) wat al 2 jaar is uitgesteld.

11. Bestuursverkiezing

Sandra Poel treedt af, na 5 jaren bestuurslid te zijn geweest. Kandidaat is Alwyna Eekman.

A. Eekman wordt door de ALV gekozen als nieuw bestuurslid jeugdzaken.

Heidy Aartman treedt af, na 4 jaren bestuur, kandidaatstelling open. Huidige portefeuille is: communicatie, pacht en evenementen.

Herverkiezing bestuursleden Klaas-Jan Doeven en Thomas Quadekker. Beiden worden herkozen. Op de website zal een overzicht komen met de zittingstermijnen en looptijd daarvan per bestuurslid.

12. Benoeming commissies van bijstand 2022

De actuele lijst met alle commissies van bijstand is terug te vinden op de website.

13. Update Roomburgpark

Bij het referendum heeft Leiden gestemd om de sport niet uit te breiden in het Roomburgerpark. Er zijn nieuwe gesprekken gestart over Trigonpark, de informatie in de pers was er al voordat er gesproken werd met onze vereniging en waar dat niet zo was, kwam de berichtgeving over alsof TC Roomburg al iets had besloten. Dat is echter nooit het geval geweest.

TC Roomburg heeft wensenlijsten t.a.v. ons park en clubhuis. Dat hebben we altijd in alle plannen meegenomen. Echter het college heeft het plan voor veranderingen in het park in de ijskast gezet. Komende jaren zullen we dus op deze locatie blijven en willen we gaan investeren in ons eigen tennispark.

N. Bakker: denken we nog na over privatiseren? John: privatisering zou zeker aan de orde zijn geweest wanneer we hadden moeten verhuizen. Nu is dit minder urgent, maar er wordt nog steeds over nagedacht. Echter onze voorwaarden vermindering van de ‘kale’ grondhuurprijs is een sta in de weg voor privatiseren.

P. Kievit: wat zijn minimale eisen om OLK te houden? John: ondergrond banen is belangrijk en het aantal gelijkwaardige banen met gelijke ondergrond is belangrijk, in ieder geval voor het Nationale Ranglijst toernooi.
P. Kievit: Is het een eis naar gemeente wanneer we eventueel verhuizen? John: de OLK zelf niet, maar een goede verdeling (en uitbreiding van) de banen is dat zeker.

P. Kievit; kunnen we bestuur vragen of bepaalde krantenberichten juist zijn? John: dat kan altijd, soms zijn we terughoudend in berichtgeving (omdat het soms heel snel verandert). Er is wel af en tie iets gepubliceerd op de website, maar we willen ook niet te veel op alles wat er geschreven wordt in de krant/wijkblad/sociale media reageren.

E. Habold: is idee all weatherbanen nog levend? Komt later op agenda terug.

14. Uitkomst enquête

Thomas Quadekker en Heidy Aartman: doel enquête was om input te krijgen voor aantal onderwerpen op korte termijn en informatie inwinnen voor plannen op lange termijn.

Samenvatting komt op afgeschermde deel van website.

De enquête had een grote respons, 258 enquêtes, ¼ van de bevraagde leden heeft de enquête ingevuld.

Bij een volgende enquête zullen we de (oudere) jeugd ook meenemen.

Tevredenheid over aantal banen, baansoort, wel opmerkingen over kwaliteit van gravel. Als baansoort heeft gravel de voorkeur
Lengte van seizoen; onderwerp bleek belangrijk voor leden, veel leden hebben toelichting gegeven. Wens: graag jaarrond spelen. Men gaf als toelichting al aan dat het fijn is dat we al langer kunnen spelen dan voorheen.
Men was minder tevreden over facilitaire voorzieningen in clubhuis, opmerkingen over kleedkamers werden veel gemaakt. Deze antwoorden nemen we mee, quick wins en ook oplossingen voor langere termijn.

Opmerking John: gemeente is wel verantwoordelijk voor kleedkamers, niet voor het clubhuis gedeelte.

F. Lange vraagt of n.v.t. bij deze vraag stond? Dit moet worden nagezocht.

S. van Schijndel: bij uitslagen enquête was er 70% antwoord op vraag “hele jaar doorspelen,” respons van 70% komt nergens anders in enquête voor. Jaarrond spelen is voor veel leden belangrijk, dus moet je daar je baansoort op aanpassen. John: zeker, de balans tussen jaarrond spelen en gewenste baansoort komt later terug op agenda.

Heidy: dit is een basisvraag, hier komt een vervolgvraag uit. Over grote thema’s komt vervolg, raadpleging leden.

Dit is een basis enquête, er volgen nog raadplegingen en gesprekken. Enquête is een aanleiding om meer gesprek aan te gaan met leden over onderwerpen die uit enquête komen.

S. van Schijndel: ik vind belangrijk dat kinderen op onze club jaarrond les kunnen krijgen.

Is het bestuur voldoende zichtbaar? Niet voor iedereen, Is een punt wat we meenemen in 2022.

P. Kievit: wat zijn opties wanneer we niet op gravel spelen? Baansoorten als ClayTech en Gravel onder afschot zijn genoemd, komt bij volgende agendapunt terug.

F. Lange: fijn dat enquête uitgevoerd is, wel opmerking over de vraag over verhuizen park. Beter zou zijn geweest: stel dat je opnieuw zou beginnen wat zou je dan willen? De huidige vraag kleurde de enquête een beetje.

Heidy: dank voor feedback, er is tevoren goed over nagedacht maar toch gekozen voor andere formulering.

John: in het algemeen werd veel positiefs gemeld over de club en het bestuur in de enquête. As bestuur hoor je doorgaans meer over de zaken die niet goed gaan dan de zaken die wel goed gaan. Dus het was prettig om deze geluiden te horen.

Het gratis lidmaatschap is gewonnen door Carina Fransen.

John: heel blij met alle reacties, graag ook feedback van mensen die ergens moeite mee hebben, laat je horen, stuur een mail. Mocht je iets horen van andere mensen, moedig ze aan contact op te nemen.

15. Voorstel haalbaarheid jaarrond tennis bij TC Roomburg

Aanleiding voor deze enquête was ook voor een groot deel deze vraag. Op vorige ALV hebben we beloofd vervangen baansoort verder uit te zoeken in 2021.

Contact gezocht met TC UNICUM over hun baansoort: onderhoud van die banen is heel arbeidsintensief en slijt sneller dan eerder verwacht.
Optie gravel plus (gravel onder afschot): regen gemakkelijker door, maar bij vorst mogelijk nadeliger dan gravel
Gravel zo winterhard mogelijk maken, huidige gravel. Vraagt veel overleg/ afstemming met gemeente

Ervaringen met doorspelen op gravel worden met het jaar beter, we zijn gebonden aan gemeente. Zelf inhuren onderhoudsbedrijf zou wenselijk zijn, daarvoor kregen we geen toestemming van de gemeente. Maar men is wel volledig ingegaan op onze wens om na vorst de banen gelijk weer te prepareren i.p.v. te wachten op seizoenstart.

Voordelen, financieel, trainingen jaarrond op vereniging. Blijft hoog op agenda staan, maar vraagt veel werk, experiment met gemeente zetten we ii ieder geval door.

A. Eekman: Blaashal?

Klaas-Jan: Hoge investering, met ook logistieke problemen zoals de opslag. Hekken moeten eraf bij plaatsing etc.

F. Quadekker: wat nu? John, we zetten dit experiment door, we verwachten dat we samen met de gemeente de bespeelbaarheid van gravel steeds verder kunnen verlengen. Dat is een leerproces. Andre banen staan nog wel op de radar, maar minder urgent dan vorig jaar.

A. Eekman: groot onderhoud liep parallel met start jeugdcompetitie. John: ja, dat willen we niet en stemmen we af met gemeente. Het weer laat zich echter natuurlijk niet leiden, dus dat kan altijd roet in het eten gooien.

16. Huishoudelijk reglement of baanreglement.

https://www.tcroomburg.nl/page/2797/Afschrijfsysteem-Baanreglement-en-Lichtreglement

Het baanreglement is aangepast, en staat op site. Door het nieuwe digitale afhangen moest

deze geoptimaliseerd worden.

Introductieregels staan er nu goed in, tussen 11-18.00. Mogelijk module online afhangen in toekomst. Annuleren wordt extra genoemd. Fraudering bij afhangen, wordt extra genoemd.

Niet nieuw maar wel belangrijk: Na regen: niet te snel gaan spelen…op tijd stoppen met spelen

T. Vos: speelsterkte 1,2 3 -4 mogen gratis geïntroduceerd worden (tussen Leidse Tennisclubs), waarom? Er zijn minder spelers van die sterkte op 1-4 bij clubs, dus die moeten onderling kunnen uitwisselen.

N. Bakker: natte banen? Moet er mail naar leden? Wat is spiegelen van banen?

John: bij introductie nieuwe leden heeft dit punt aandacht, ook de pachter kan ingrijpen. Mogelijk kan een hernieuwde algemene boodschap op website nog helpen.

P. Kievit: wat te doen wanneer je nieuw pasje nodig hebt? Fysieke pasjes gaan eruit.
Nog niets voor dit seizoen, enige wat we moeten uitzoeken is een oplossing voor de clubhuis deur openen met pas.

17. Samenvatting genomen besluiten

Goedkeuring Notulen over jaar 2020
Goedkeuring jaarverslag secretaris over 2021
Goedkeuring financieel jaarverslag over 2021
Benoeming kascommissie over 2022: T. Vos en E. v.d. Laak
Akkoord begroting voor 2022
Akkoord vaststellen contributie voor 2022
Akkoord benoeming bestuurslid A. Eekman, herbenoeming bestuurslid T. Quadekker, herbenoeming bestuurslid KJ. Doeven
Akkoord benoeming commissies van bijstand 2022

18. Décharge bestuur over 2021

De vergadering verleent decharge aan het bestuur over 2021.

M. Schlatmann en D. Slokker bedanken bestuur en vrijwilligers voor hun inzet.

19. Rondvraag

F. Quadekker: hebben we een ledenstop?
Nee, staat nog wel op agenda. Ledenaantal, spreiden leden over verschillende uren etc.

E. Habold: hebben we een vertrouwenspersoon, Astrid: staat op dit moment op agenda van
het bestuur.

A. Eekman: bedankt Sandra en Heidy voor hun inzet.

20. Sluiting

ad 2 Deze notulen zijn te lezen op www.tcroomburg.nl

ad 5 Deze zijn t.z.t. te lezen op www.tcroomburg.nl

John Doove Astrid Verheule

Voorzitter Secretaris