jaarverslag secretaris over 2018

Jaarverslag over 2018 secretaris TC Roomburg , Astrid Verheule

Bestuurssamenstelling:

 

In 2018 bestond het bestuur uit:

Dhr.John Doove                                 voorzitter 

Mw.Astrid Verheule                          secretaris

Dhr. Tycho Vos                                  penningmeester

Mevr. Sandra Poel                             jeugdzaken

Dhr. SjoerdJenninga                         technische commissie

Mw. Heidy Aartman                          website , communicatie en EVCO

Dhr. Klaas-Jan Doeven                     algemene zaken ( o.a. onderhoud en communicatie)

 

Vergaderingen

Het bestuur heeft 8x vergaderd. Daarnaast vergaderen de bestuursleden regelmatig in kleiner verband met elkaar of met verschillende commissieleden.

Ook hebben diverse bestuursleden de vergaderingen van het KNLTB district, KNLTB cluster, Leitensa, Jaarcongres KNLTB, Sportcongres Leiden , overleggen met gemeente en andere bijeenkomsten die voor TC Roomburg van belang waren bijgewoond. 

 

In januari 2018 heb ik de secretaristaken van Dauphine Slokker overgenomen. 

Dauphine is ruim 17 jaar secretaris geweest van TC Roomburg . Bij de overdracht bleek nogmaals hoe zorgvuldig Dauphine gewerkt heeft voor de club, alles is gedocumenteerd en de administratie is zeer zorgvuldig bijgehouden. Daarnaast vind ik overal tips en opmerkingen waar ik in mijn bestuursperiode op moet letten. Veel dank hiervoor Dauphine.

 

Ledenbestand: 

Jaarverslag ledenadministratie, Wies Wielenga: 

In 2018 telde de ledenlijst 1126 leden, waarvan 841 Senior leden en 285 Junior leden

96 leden hebben de contributie voldaan, maar niet “kunnen tennissen” , de tennispas is door deze leden niet opgehaald, tevens waren er 16 leden slapend lid, waarvan 15 Senioren en 1 junior lid.

Er gingen 12 leden van de junior- naar de seniorlijst

Via de schoolsport zijn 10 kinderen lid geworden

Er waren 28 zomerleden: 27 senior en 1 juniorlid, dit betrof de wervingsactie via Roomburg hockeyclub.

In 2018 zijn er 100 nieuwe leden van start gegaan, 46 seniorleden en 54 juniorleden en 10 in de categorie blauw, 4 t/m 5 jaar.

Aan het einde van het jaar 2018 hebben 115 leden hun lidmaatschap beëindigd, waarvan 68 senior en 47 juniorleden.

Voor het seizoen 2019 hebben zich 27 leden aangemeld, 18 senior- en 9 juniorleden.

 

Onderstaand een aantal onderwerpen dat in 2018 op de agenda stond:

 

Het Roomburgpark, zie ook  de infomail van 07-05 jl aan alle leden en de website https://nieuwroomburgpark.nl

Op 11-12 a.s organiseerde  het bestuur in samenwerking met de KNLTB een avond met paneldiscussies tussen de leden om de ideeën van de leden te peilen rondom de toekomst van onze vereniging en het Roomburgerpark. Het maximaal aantal inschrijvingen voor deze avond werd gehaald en is het bestuur heeft veel input gekregen, wat meegenomen wordt naar de overleggen met gemeente en de andere belanghebbende partijen. 

Nieuwe website: het  nieuwe bestuurslidHeidy Aartmanheeft vanuit haar dagelijks werk hier veel verstand van en laat verschillende ontwerpen ontwikkelen . Zodra de site vervangen wordt , zullen we hierover berichten. 

AVG,Heidy Aartman en KlaasJan Doeven hebben een cursus gevolgd , speciaal voor sportverenigingen met betrekking tot met de nieuwe AVG wetgeving. Zij informeren het bestuur hoe we hier als club mee om moeten gaan.

AEDtraining : alle bestuursleden en 3 trainers hebben in het voorjaar 2018 de AEDtraining met succes gevolgd. 

Baancommissarissen: tijdens de competitieweekenden is een baancommissaris hard nodig om het banenschema goed te laten verlopen. Helaas heeft onze club geen vaste VCL-ers. Hoe we dit moeten oplossen is een bespreekpunt voor komende periode. 

De commissies:  elke maand nemen we de commissies door , het blijft lastig om voldoende vrijwilligers te vinden om onze club draaiende te houden. In diverse commissies zijn vacatures. 

Het vinden van vrijwilligers die in een commissie willen of willen meehelpen een activiteit te organiseren is een terugkerend agendapunt op de tijdens de bestuursvergaderingen . Alle commissies hebben een jaarverslag geschreven. Deze zullen op de website gepubliceerd worden. Onderstaand wat punten uit de jaarverslagen: 

Sponsorcommissie  2018 

Was een succesvol jaar voor sponsoring. De sponsorborrel met een tennisclinic was een groot succes. Helaas heeft Niek Bakker na jaren enthousiaste inzet voor de sponsorcommissie besloten zijn taken neer te leggen , het bestuur dankt hem voor zijn grote inzet van de afgelopen jaren. Op dit moment er is er nog geen nieuwe sponsorcommissie.

Technische commissie (TC):

Thomas Quadekker zal in het nieuwe seizoen voorgesteld worden als voorzitter van de TC, we bedanken Sjoerd Jenninga voor het werk  dat hij verzet heeft als voorzitter de laatste jaren.

Komend jaar speelt het eerste herenteam op zondag weer eerste klasse! De inschrijving voor de voorjaarscompetitie is inmiddels gesloten, maar voor de najaarscompetitie kan iedereen nog meedoen.

Er is vergaderd over een nieuwe opzet voor de TC. Thomas zal dit plan presenteren , het is de bedoeling dat we dit in 2019 gaan gebruiken. 

Jeugdcommissie 2018, Sandra Poel:

 Naast de afsluiting van de competitie vinden er jaarlijks nog een aantal activiteiten plaats, zoals het populaire Ouder- kind toernooi, het Rood/Oranje toernooi, de Jeugdclubkampioenschappen, het Open Jeugdtoernooi en het Leitensa toernooi.

EVCO , Heidy AartmanVanuit de EVCO zijn er een aantal mooie evenementen georganiseerd. Het glow in the dark toernooi aan het begin van 2018 was goed bezocht en zeer geslaagd. Datzelfde geldt voor de Golden Oldies toernooien en het mosseltoernooi.

Helaas is het RepeatToernooi van 22-09 wegens te weinig aanmeldingen gecancelled. Het mosseltoernooi in oktober was een groot succes. De EVCO beraadt zich over de toernooien en evenementen voor volgend jaar. Wat willen de leden? Welke evenementen worden nog goed bezocht?

Noteer alvast in uw agenda : 19-01-2019 Het Glow in the Darktoernooi, een geheel andere tenniservaring en een toernooi dat vorig jaar voor jong en oud een gezellig toernooi met veel deelnemers was! 

Onderhoud en opening banen , Klaas Jan Doeven:

Er is regelmatig overleg geweest met de gemeente over het onderhoud van ons park, er was naar onze mening teveel onkruid . Klaas Jan heeft frequent de gemeente aangespoord een beter onderhoud te verrichten aan ons park . 

Tot half december 2018 waren de banen overdag nog steeds geopend. In 2019 zullen we opnieuw bekijken hoe we ruimere openingstijden voor de leden kunnen faciliteren: eerder open  in het voorjaar en langer doorspelen op de banen in het najaar.

Let op de website voor eventuele berichten over bespeelbaarheid.

 

Vacatures commissies: 

Er zijn nog steeds vacatures in diverse commissies. 

Wanneer je het leuk vindt om in een commissie te gaan of een activiteit te helpen organiseren, laat het ons dan weten!

 

Er zijn nog vrijwilligers nodig voor: 

  • De Sponsorcommissie
   
  • De Onderhoudscommissie
  • De Technische commissie
  • Rackettrekken op vrijdagavond
  • Baancommissarissen tijdens de competitieweken

 

 

Naast de vele vergaderonderwerpen van 2018 hebben de vaste Roomburgactiviteiten plaatsgevonden: 

 

In de zomer werd ook de 63eIntersport/Twinsport OLKweer gespeeld op onze club,

In tegenstelling tot de voorgaande twee edities, viel het toernooi weer in de (gunstige) tweede week van de vakantie. Dit merkten we weer snel aan het aantal inschrijvingen, dat ten opzichte van vorige twee jaar flink hoger lag. Buiten het grote aantal deelnemers was ook het aantal toeschouwers dit jaar opvallend. Het goede weer zorgde voor mooie zomeravonden met een vol terras.

OLK 2019 is van 13-21 juli 2019

Clubkampioenschappen, Frank Hoozemans:

De Roomburg Senioren Re/Max Clubkampioenschappen 2018

De commissie  is  erg  blij  met  de  steun  van  sponsor Gijs de Kok RE/MAX , waardoor er veel randzaken mogelijk zijn en  het  toernooi is geworden  wat  het  nu  is . De pubquiz op vrijdagavond zorgde voor een goed gevuld clubhuis met veel enthousiaste deelnemers. 

Voor en Najaarscompetitie 2018:

Bij beide competities waren er veel inschrijvingen en hebben veel Roomburgteams meegedaan.. Naast de competitie was er door een strak banenschema  voldoende ruimte voor vrij spelen .

KNLTBjaarcongres 24-11-2018

Een aantal bestuursleden heeft dit congres bijgewoond.

Op deze ontmoetingsdag voor bestuursleden was het thema: de jeugd, hoe werf je nieuw jeugdleden en hoe houd je ze bij de club. Kinderen met plezier laten tennissen.

Een highlights impressie kunnen jullie op de website vinden:

https://www.tcroomburg.nl/admin/news_edit.aspx?id=124438

 

In 2018 kregen we TC Unicum op bezoek.

In de zomer is onze club gastheer geweest voor de leden van TC Unicum. Omdat deze leden i.v.m. de aanleg van het nieuwe park niet konden tennissen op hun eigen park hebben we hen de gelegenheid gegeven om bij ons te komen spelen in de maanden juli en augustus.

Het Roomburg bestuur wil alle Roomburg leden bedanken voor de sportieve gastvrijheid.

Dat dit zeer gewaardeerd werd door Unicum bleek wel bij de opening van het nieuwe Unicumpark in september 2018.

 

Bar

Hennie en  Anja, waren dit jaar weer de vaste gezichten achter de bar en in de keuken, aangevuld met een fijne ploeg mensen in drukke tijden.Tijdens het OLK is het Cees Kooleracket uitgereikt aan Henny Glasbergen en zijn team. Henny werd middels deze onderscheiding bedankt voor vele jaren grote inzet vanuit de catering tijdens 15 jaren OLK.