Financiële situatie
We zijn dit jaar gestart met ruim honderd leden minder dan begroot (1120 leden op 1 april). Mede daarom was het goed om te kijken naar het aantrekken van het ledenaantal door onze wervingsactiviteiten en speciale actie voor hockeyers. Het leden aantal is goed aangetrokken en we zitten nu op 1192 leden (waarvan 890 senior en 302 junior). Deze zomer experimenteren we ook met een zomerlidmaatschap voor hockeyers (tennis in juli en augustus overdag en in het weekend). Er zijn 19 hockeyers die hier voor 50 euro gebruik van maken. Na het seizoen zullen we evalueren of deze actie voor herhaling vatbaar is.
Mede door deze acties en door het aantrekken van het aantal sponsoren staan we er financieel dit jaar goed voor. Toch willen we met het oog op een eventuele verzelfstandiging goed op onze uitgaven gaan letten. Een van de punten die we in dit kader besproken hebben, zijn de uitgaven van de commissies. Wat onder andere op valt is dat er grote verschillen zijn in uitgaven aan eten en drinken tussen de commissies. Hierin willen we meer een lijn brengen, omdat het gaat om geld dat we allemaal via onze contributie bijeenbrengen en dat verantwoord moet worden uitgegeven.
Verzelfstandiging
Naar aanleiding van de in het vorige verslag genoemde brief met uitgangspunten is er een verkennend gesprek geweest. Klaas Jan en Manfred hebben namens Roomburg gesproken met vertegenwoordigers van andere tennisclubs, de gemeente en een adviesbureau. De gemeente zal n.a.v. dit gesprek een opgave maken van de exacte kosten voor aanleg en onderhoud voor elke tennisclub. Dit zal het uitgangspunt vormen voor een aanbod aan de clubs.
Een belangrijke mededeling uit de vergadering was dat er geen sprake is van een eventuele bruidsschat, maar dat de gemeente wel bereid is tot een interessante lening.
Net als andere Leidse gravelclubs hebben wij de indruk dat we sommige zaken voor de club beter kunnen regelen dan nu het geval is. Dit jaar is er bijvoorbeeld veel meer mos en grasgroei op de banen vanwege nieuw beleid t.a.v. verdelingsmiddelen.
Zoals afgesproken in de ALV wordt een extra ledenvergadering ingelast wanneer er belangrijke beslissingen genomen moeten worden op dit thema.
Communicatie
Bij sommige Roomburgers en betrokkenen bestaat de indruk dat zaken die 1-op-1 met een bestuurslid besproken zijn, gezien kunnen worden als bestuursbeleid. Dat is niet de bedoeling. We hebben daarom expliciet afgesproken dat we zaken die om een beslissing vragen kort zullen sluiten in onze ‘bestuursapp’. Dat kan heel snel wanneer dat nodig is en zal daardoor niet voor stroperige besluitvorming zorgen.
Met de commissievoorzitters zal wat strakker worden gecommuniceerd zodat er een betere afstemming is over de jaaragenda, budget (zie ook hierboven) en gebruik van clubhuis.
Sinds een jaar wordt een verslag van de bestuursvergadering gemaakt en op de site geplaatst, zodat leden weten wat er speelt en besloten wordt. We zijn benieuwd wat u daarvan vindt en uiteraard zijn wij ook voor al uw andere vragen en zorgen bereikbaar.
Andere noemenswaardige punten waren:
Parkeren. Veel leden geven gehoor aan de oproep om parkeerkaarten te kopen voor onze bezoekers. We zijn daar blij mee. Voor de OLK en het jeugdtoernooi verwachten we zoveel bezoekers, dat we de gemeente zullen vragen om een tijdelijke ontheffing. Daarbij zullen we ook aangeven dat deze hele maatregel wat ons betreft nog steeds van tafel mag, omdat deze geen enkel doel dient buiten het spekken van de gemeente kas terwijl er veel nadelen zijn voor leden, bezoekers en de club.
Tafeltennistafel in heren kleedkamer. Er moet een duidelijk beleid komen en worden aangeplakt over wanneer de tafeltennistafel kan worden gebruikt. Belangrijk daarbij is dat leden die zich willen verkleden of opfrissen altijd tafeltennissers kunnen vragen om tijdelijk te stoppen.
Gebruik van (extra) banen voor training. Met de trainers bestaat de afspraak dat zijn wanneer er banen vrij liggen gebruik kunnen maken van banen naast de vaste trainingsbanen. Wanneer er voor die banen vrijspelers komen kunnen deze de trainers altijd aangeven dat ze betreffende banen hebben afgehangen. De trainers moeten dan direct opruimen en de les voortzetten op de vaste trainingsbaan.
Sport zenders beschikbaar maken in clubhuis. Abonnementen voor betaalzenders zijn erg hoog in openbare ruimtes, daarom zullen we geen betaalzenders als Fox, Eredivisie Live en Ziggo aankopen.
Erik Poel zal na dit jaar stoppen als bestuurslid namens de jeugdcommissie. We weten hoe lastig het is om vrijwilligers te vinden en hoe cruciaal ze zijn om voor een goed draaiende club. Wij zijn daarom ook blij dat Sandra Poel voor continuïteit zal zorgen en met enthousiasme en nieuwe commissie aan het vormen is. Tijdens de ALV zal een nieuw bestuurslid voor de jeugd worden voorgesteld. Leden die graag wat willen doen voor Roomburg kunnen bij bestuursleden informeren over deze en andere portefeuilles.
Datum volgende vergadering:
Dinsdag 23 augustus